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如何建立基本的个人生产力系统

发布时间:2020-02-11 03:23:35 阅读: 来源:电热片厂家

如果你希望自己负责的工作、项目,或者是一些“令人生畏”的目标能被更好处理,很多生产力系统可为你所用。本文会告诉您,如何建立一个基本的个人生产力系统,这可能会需要您花上一点时间来阅读,但一定会受益匪浅。

第一步:纸质化还是数字化

为了找到最适合自己的系统,您需要了解自己到底是偏向使用纸质书面制定计划的人,还是一名熟练运用数字化工具管理工作和时间的人。如果你自己都不了解自己,最好的办法,就是自问一些问题。你不需要在这些问题上花过多的时间,但你需要自我诚实,否则,就无法确定那种系统最适合自己。

以下是一些较为理想的调查问题:

· 你是否适应技术?

· 你拥有哪种类型的设备?你经常使用这些设备的频率是多久?

· 哪种方式更让你能回忆起一些事情?把事情写下来?在线记录?或者使用录音记录器?

· 你是否书写工整?如果你使用纸质书面制定计划,是经常写满还是偶尔碰碰?

· 你如何获取新闻报刊和书籍?

· 你是在线还是以纸质形式来获取新闻报刊和书籍的?

· 你习惯于把待办事项放在面前?置于手边?还是压根就不留一个?

· 你如何整理数字化文件?

一旦你明确了自己的生产力类型到底更适合模拟型还是数字型之后,就需要用合适的工具来武装自己了。

第二步:选择工具

第一个步骤完成后,你需要安装一些书写工具来建立该系统。确保至少用三种不同颜色来标记正在处理的事情,用不同的颜色(我使用一种多色笔)标注特定的任务和项目,这样做可以帮助你既能将注意力集中在当前的工作中,也能让你对工作的全局方向有所掌控。

现在,你要决定需要选择哪种模拟纸质产品,以下会列举一些:

· · 戴夫西娅紧急任务计划工具:这个工具可以帮你构架一天的工作计划,确保不需要在一些不必要的事情上做无用功,同时,也会帮助你确定一天内最需要完成的工作计划。

·· · 免费提高生产力计划工具:这款工具提供免费的纸质计划工作表,不但可以帮助你完成工作,还可以告诉你哪种规划方法对你是最有效的。

·· · 在线表格定制服务网站Behance提供的创意工具:这个网站提供各种各样的工具帮助用户计划工作,包括特别订制的一些工具,如Behance独创的行为方法系统。

· · 无摩擦工具:如果你需要构架精简,外观优美,并能对完成工作有帮助的话,不妨了解下无摩擦工具。简单的说,该类工具即使用简易,又能使用最少的必需品就把工作做好。

· · 艾森豪威尔垫本:这个方法,最初由德怀特艾森豪威尔推广,是一种依赖于四象限法则的方法来管理一些特殊工作任务工具,在iPhone和网页程序中也可应用。

接着你所要做事就是,在家里或者办公室上贴上纸质的工作任务日程表,这样可以很好的跟踪进度而且绝对会在工作关键点上让你闪光。使用工作任务日程表的关键在于,你需要把工作都标记在表上,但不要标注工作截止日期。这样做是为了让你可以去尝试不断挑战截止日期,否则,你很可能会被截止日期给拖住。

如果你选择数字化,也要做一些工具选择工作,以下是我曾经使用过的几个工具,还有一些我推荐给用户的多功能解决方案。

· · Evernote: 这是一个业界广泛使用的生产力程序。该程序在笔记捕捉和搜索存储方面非常有用,即使你不使用这个工具,也要有所了解。Evernote还和Moleskine笔记本合作,为那些迷恋纸质工具的人提供服务,如果你现在需要在纸质工具和数字工具上经常切换,或者不再使用纸质工具,Evenete都可以提供无缝式的服务。

· · Asana: 合作式项目/工作的理想工具,而且该工具还解决了每日接收大量邮件的痛苦,提供移动版本和iPhone版应用。

· · IQTELL: 该款基于网页功能的应用工具现在还处于beta测试阶段,该工具正在将所有基本的生产力计划原则进行汇总。目前为止,经过跟踪测试进度,这款工具给我的印象还是不错的。

· · ToodleDo: 这款跨平台应用程序适合强势任务管理的工作者。.

· · Remember The Milk: 另一款不可思议的流行应用程序,和刚才介绍的ToodleDo工具一样,该款工具十分受用并且具有多功能性。

· 如果寻求一块工作日程表解决方案,比如谷歌日程表和iCal,我们可以讨论以下几个跨平台工具:

· · Doodle: 最好的会议日程计划工具之一。

· · Clarity: Clarity加速了填补Yungle留下的空白,并为用户在线制定工作日程表做出了有价值的提升。

第三步:日志和目标设置

无论你制定哪种类型的生产力计划,你需要分配一个笔记本(或者像Day One这样的应用程序)专门用于记录日志,一周至少要提交一次日志进度表。我个人的建议是从一周提交一次开始,之后可以视工作情况而定。如果你为日志题目发愁,这正好是一个机会让你回顾一下上周你做了些什么,以及下周准备做什么。无论你在哪里找到灵感,关键在于把你当前的工作和下一步工作衔接到位。当一切都失败时,保持感激,也是让你保持在工作轨道上的另一种方法。

无论是模拟类型工具还是数字类型工具,都需要设定工作目标并做一些长期的思考。在下列时间线上映射出你的目标:五年、明年、今年、半年、三个月、当前月,然后为每个时间映射点设置一个单独的页面。别试图改变自己,而要让思想活跃。从下一个时点开始你的工作,使时间线上的每一个映射点都配合得当。

如果你完成了上述所有工作,去散个步,保持头脑清醒,让自己休息一下。毕竟,你刚刚建立了一个基础系统,接下来,是要将系统运作起来。

第四步:捕捉要点

捕捉由你经办的工作,需要你把全天经办的事情都梳理一遍。如果你有能力立刻处理工作,就跳过捕捉这个过程,直接处理。但如果你是一个有既定的套路去处理工作的人,那么,就需要去捕捉一些要点,并使用工具把它们按工作路线分配好,在你需要的时候,可以回顾这些要点。切记,不要把这些要点放置在你主要生产力工具上。否则你放的越多,工作压力就会越大。要点捕捉还涉及一些非常规的东西,但如果你能捕获到主要生产工具,就直接使用,否则,现在开始,仅使用笔记本或者索引卡即可。

(无论何时,你都应该学会使用一些模拟工具,因为,我们不得不面对一个事实,那就是,高端技术总有失败可能)

每天工作结束时,可以把所有捕捉到的要点转移到数字化工具上,(千万注意---这个动作一天不要超过两次,因为要“成为”高效率的工作,而不是“去做”高效率的工作,切记)。如果你已经关注一些工作事项,就不需要转移了。

临睡前,把明天的工作做个计划。当你回到工作岗位时,那些困扰你的问题有可能会迎刃而解。提前规划,保持领先。

第五步:回顾和审视

记录日志很重要,但关键是要持之以恒。回顾可以帮助你向正确的方向前进,这一步对获得长期成功相当重要,所以不要偷工减料。

另一件你需要审视的事情是你的系统运作的怎么样。如果效果不好,你需要重温目标时间表,重新评估,放弃不可取的目标,划掉已经完成的工作,然后增加一些新的目标。

总结

系统和架构非常重要,他们是生产力的基础。但他们不一定是复杂的。事实上,人们之所以舍弃一个系统(或是不去完全建立一个系统)的原因是,他们看起来…太难懂了。

事实上,考虑的越多反而会让工作变得更复杂。

通过花了些时间说明如何让您工作的更好,你可以把自己放在一个更好的位置上去改变思维,把工作做得更好。

(文/ Mike Vardy 译/an)

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